Neue Unternehmenssoftware – das Risiko minimieren

Die Anschaffung einer neuen Software bindet ein Unternehmen für einen langen Zeitraum an einen Anbieter. Oft werden jedoch bei der Auswahl der Software wichtige Kriterien vergessen, wodurch der spätere Einsatz Probleme bringt.

Insbesondere die Anschaffung neuer Standard-Software im Mittelstand, z.B. ERP-, CRM- PPS-Systeme, hat für den Betrieb meist größere Umstellungen zur Folge. Weil diese nicht überblickt werden, wird gezögert die Anschaffung durchzuführen.

 

Wenn dies dann doch entschieden ist, wird die Auswahl oft nur nach offensichtlichen Fakten getroffen.

 

Diese sind die Funktionalität, der Preis, die Wartungs- und Pflegekosten, Schulung.

 

Auch wenn die Funktionen alles darstellen, was das Unternehmen benötigt, kann die Software eine schlechte Gesamtlösung darstellen, die kompliziert, wenig transparent und somit nicht hilfreich ist. Meist stehen dem Unternehmen nicht genügend kompetente Mitarbeiter zur Verfügung die die Probleme vorzeitig berücksichtigen können.

 

Somit bleiben viele Kriterien unberücksichtigt, die jedoch wesentlich für die Einsatzfähigkeit einer Unternehmenssoftware sind.

 

Fragen, die helfen einigermaßen sicher in die Zukunft zu schauen:

 

Werden die Geschäftsprozesse wirklich besser unterstützt? Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, damit dies geschieht?
Muss die Software angepasst werden? Geschieht eine Anpassung durch Parameterumsetzung außerhalb der Programme oder müssten Programme geändert werden? Welche Zeit und welche Kosten sind dafür einzuplanen?

 

Gibt es dazu eine Alternative?

 

Werden die Mitarbeiter mit einem neuen System gut umgehen können? Welchen Aufwand und welche Kosten muss man für die Schulung einrechnen? Können die Mitarbeiter diese Zeit überbrücken? Wie gut sind die Arbeitsanweisungen?

 

Wird die Einführung in der versprochenen Zeit möglich sein? Wird die Migration der Daten von der alten Software in das neue System funktionieren? Oder wird es ein endloses Projekt mit zweifelhaftem Erfolg? Wird die neue Software anfangs von Fehlern wimmeln oder ist sie stabil? Ist der Lieferant in der Lage Fehler schnell zu beheben? Oder wird das System nie richtig laufen?

 

Wie wird das System im langjährigen Praxiseinsatz funktionieren?
Wie gut und schnell können Änderungen von Außen (durch Gesetze, Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner) in dem System berücksichtigt werden? In wie weit können technische Änderungen (neueres, anderes Betriebssystem, andere Hardware) zu Fehlern oder zu Änderungsbedarf führen? Sind solche Änderungen in den Wartungsgebühren enthalten? Welcher zusätzliche Aufwand und welche Zusatz-Kosten würden für die Wartung anfallen? Wie oft ist mit neuen Versionen der Software zu rechen? Welche Unterstützung bietet der Hersteller bzw. Verkäufer? Wie schnell kann der Anbieter auf Probleme reagieren? Was ist, wenn der Hersteller verkauft wird oder in Insolvenz geht?

 

Weitere Informationen:

 

http://www.gefu-gmbh.de/mittelstand-it.htm

Für die Inhalte dieses Beitrages ist ausschließlich der Autor Peter Preßmar verantwortlich

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